Giải pháp tiết kiệm giấy in hiệu quả cho các văn phòng hiện đại
Hầu như tại các văn phòng hiện đại ngày nay đều trang bị cho mình một chiếc máy photocopy hay máy in để phục vụ cho công việc ở công ty. Tuy nhiều việc sử dụng không có kiểm soát cũng như cho rằng giấy in khá rẻ nên các bạn đã dùng rất hoang phí làm chi phí in ấn văn phòng tăng cao. Nếu bạn đã từng thống kê công ty mình đã mất bao nhiêu chi phí cho giấy in thì chắc chắn bạn sẽ ngạc nhiên về con số của nó.
Đây là một trong những tính năng bạn nên thường xuyên sử dụng bởi nó sẽ giúp bạn tiết kiệm đến 50% chi phí giấy. Hiện nay việc sử dụng tính năng in 2 mặt trên máy photocopy rất tiện lợi bởi máy có trang bị khay nạp tự động và bộ đảo 2 mặt tự động bạn chỉ việc để tài liệu gốc vào thì máy sẽ thực hiện photo ngay.
Đối với những tài liệu không cần thiết phải in 1 mặt thì bạn nên lựa chọn tính năng này để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp đồng thời bảo vệ môi trường sống của mình. Bạn có thể xem thêm Mẹo photo 2 mặt giấy nhanh chóng, đơn giản bằng máy photo.
Sử dụng chức năng in thử
Khi cần thực hiện in tài liệu với số lượng lớn tốt nhất bạn nên sử dụng tính năng in thử trên máy photocopy. Khi thực bước này bạn sẽ hạn chế được việc in, photocopy nhiều bản lỗi bởi vì khi in thử 1 bản tài liệu xem thử bạn có thể kiểm tra được các lỗi sai sót mà trên máy tính không nhận thấy được cũng như các lỗi định dạng khi in.
Chức năng thu nhỏ
Trên máy photocopy có chức thu nhỏ và phóng to tài liệu so với tài liệu gốc ban đầu. Đối với một vài tài liệu không quan trọng và không cần thiết in ấn đúng với kích thước ban đầu thì chức năng là cách giúp bạn giấy hiệu quả và đơn giản nhất.
Số hóa tài liệu
Máy photocopy hiện đại sẽ được tích năng scan tài liệu rất thông minh. Thay vì thực hiện in ra rồi gửi fax hay lưu trữ thì đối với những tài liệu không cần thiết phải photocopy ra bạn có thể thực hiện scan trên máy sau đó gửi qua mail để lưu trữ trên máy tính.
Ngoài ra bạn cũng có thể lưu trữ tài liệu trên đám mây của Google Drive hay Microsoft OneDrive, điều này sẽ giúp tiết kiệm giấy hiệu quả đồng thời bạn có thể quản lý lưu trữ tài liệu một cách dễ dàng hơn và không tốn diện tích.
Khay cho giấy tái chế
Trong quá trình in ấn, photocopy tài liệu khó tránh khỏi tình huống in sai, đối với những tài liệu in 1 mặt bị sai bạn để vào khay giấy này. Những tài liệu giấy 1 mặt này bạn hoàn toàn có thể sử dụng mặt còn lại của nó để in những tài liệu không quan trọng.
Đặt hạn mức in hàng tháng
Những chiếc máy photocopy thông minh ngày nay với chức năng counter giúp bạn kiểm soát được số giấy in sử dụng. Bạn có thể thực hiện đặt hạn ngạch giấy in hàng cho hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Điều này sẽ giúp bạn thống kê và kiểm soát lượng giấy in của văn phòng mình một cách hiệu quả.
Ngoài ra bạn cũng nên tiến hành bảo dưỡng vệ sinh máy photocopy thường xuyên tránh cho máy gặp các lỗi như kẹt giấy, bản in bị mờ, nhòe, lem mực, lệch bản in,….tạo ra các bản in lỗi gây lãng phí. Bên cạnh đó bạn cũng nên kiểm tra tài liệu thật cẩn thận trước khi in để tránh in nhầm, in sai tài liệu, hoặc in tài liệu còn sai sót.
CÔNG TY TNHH IN ẤN QUẢNG CÁO SONG PHÁT
Địa chỉ : Số 307/7 Bình Quới, P.28, Q.Bình Thạnh, TP.HCM
Hotline : 0908.837.032
Điện thoại: 0908.837.032
Mail : insongphat@gmail.com
Website: http://inkholon.com.vn
https://www.heytv.vn/
Nhận xét
Đăng nhận xét